Truismi on sanakirjan mukaan mielenkiinnoton selviö, itsestäänselvyys. Truismit tulivat tutuiksi, kun luin viime viikolla luin tuhdin paketin EU-rahoituksen ohjeita ely-keskuksen koulutusta varten. Ohjeet ovat pitkiä ja raskaslukuisia. Ne sisältävät muun kuorman lisäksi paljon sellaisia itsestäänselvyyksiä kuin ”Yrityksen perustamistukea voi saada uuden yrityksen perustamiseen” ja ”Luonnonhaittakorvauksen tarkoituksena on korvata luonnonolosuhteista aiheutuvaa haittaa”. Miksi ohjeet usein aloitetaan truismilla? Kyse lienee tietotekstiin liittyvästä maneerista, kaavamaisesta aloituksesta. Ajatellaan, että käsittely on asiasta riippumatta aloitettava jonkinlaisella määritelmän tapaisella lausumalla, vaikka se ei sisältäisi mitään informaatiota. Sama ilmiö on tuttu myös muista julkishallinnon ohjeista: ”Työstä suoritetaan palkkaa tai muuta vastiketta” ja ”Työntekijällä on tietyin edellytyksin oikeus erilaisiin lomiin ja vapaisiin”. Määrittely voi myös olla kirjoittajan keino päästä alkuun, mutta jälkeenpäin truismit olisi osattava ampua alas. Tämäkin teksti muuten alkoi määritelmällä – onko kyseessä truismi?

Mitä yhteistä on Rosettan kivellä ja sosiaalisella medialla? Rosettan kiven avulla ratkaistiin hieroglyfien arvoitus. Kivessä on sama säädösteksti hieroglyfeillä sekä koptilaisella ja kreikkalaisella kirjoituksella. Kreikankielisen tekstin avulla tutkijat onnistuivat 1800-luvulla tulkitsemaan hieroglyfejä, mikä taito oli kadonnut niiden käytön päätyttyä. Sosiaalinen media voi toimia Rosettan kiven tavoin vaikeiden virkatekstien avaajana. Tutkiessani nimittäin kuntatekstien muokkaamista verkkoteksteiksi kävi ilmi, että tekstien luettavuus paranee, kun alkuperäisestä tekstistä kirjoitetaan tiedote ja kun tiedotteesta taas kirjoitetaan sosiaalisen median päivitys. Yleistajuinen somepäivitys voi näin ollen toimia lukijalle avaimena julkisen alan vaiketajuisiin teksteihin ja lisätä mahdollisuuksia merkitykselliseen osallistumiseen. Lisäksi julkishallinnon aktiivinen someviestintä on omiaan uusintamaan virkakieltä ja siten parantamaan myös alkuperäisten asiakirjojen ymmärrettävyyttä.

Tutkimusten perusteella on arvioitu, että Suomessa on 500 000 aikuista, joiden lukutaito asettuu viisiportaisen asteikon kahdelle alimmalle askelmalle. Heikot lukijat ovat syrjäytymisvaarassa tekstistyneessä yhteiskunnassa, sillä osallistuminen ja etuuksien hakeminen vaativat lukemista ja kirjoittamista, vähintäänkin lomakkeiden täyttämistä. Heikot lukijat jättävät vaikeuksien takia helposti hakematta itselleen kuuluvia etuja ja tukia, jotka auttaisivat syrjäytymiskierteen katkaisemisessa. Mikä neuvoksi? Sekä hyvät että huonot lukijat hyötyisivät julkisen alan tekstien selväkielistämisestä, ja ydinasiat olisi hyvä vielä selkoistaa eritysryhmille sopiviksi. Selkoistamisen ensi askeleena teksti pitää tehdä helposti lähestyttäväksi, niin että kynnys lukemiseen alenee ja käyttökokemus paranee. Lyhyeen tekstiin on helpompi tarttua kuin pitkään, tutut sanat luovat osallisuuden tuntua, ja selkeät kuvat havainnollistavat ydinsisällön. Yksityiskohtaisia ohjeita selkotekstin sanastosta, rakenteesta ja taitosta on tarjolla Selkokeskuksen verkkosivuilla, ja Papunetissä voi selailla selkoesitteitä.

Soveltavan kielitieteen syyssymposiumi pidettiin viime viikonloppuna Tampereen yliopistossa. Teemana oli kielitietoisuus eriarvoistuvassa yhteiskunnassa. Eriarvoistumisen syitä eritteli erityistutkija Ulla Tiililä lauantain avauspuheessa. Virastot ovat nykyisin tekstitehtaita, ja asioita hoidetaan lähinnä luomalla uusia suunnitelmia ja muita tekstejä. Esimerkiksi nyt ajankohtaisessa sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislaissa mainitaan nimeltä 40 eri tekstiä: hyvinvointikertomus, yhteistyösopimus, palvelulupaus, asiakassuunnitelma ja niin edelleen. Monitahoinen tekstinteko vie hallinnossa suuren osan työpanosta, niin että asiakkaan henkilökohtaiseen kohtaamiseen ei jää enää aikaa. Esimerkiksi sotepalvelujen ongelmat liittyvät tutkitusti kieleen ja viestintään, mutta silti kehittämisrahat suunnataan toistuvasti muuhun. Rahaa kuluu julkisen alan tietojärjestelmiin 2,1 miljardia, mutta niillä saa vain valmispaloista koostettuja kapulaisia mallitekstejä, joita virkailija ei pääse edes muokkaamaan. Keskeinen syy ymmärtämättömään toimintaan on suppea kielikäsitys, ja Tiiliän mukaan ”suppealla kielikäsityksellä on pahat seuraukset ja suuri hintalappu”

Viestin sävy vaikuttaa meihin usein tiedostamatta. Ystävälliseen sähköpostiin vastaamme itsekin myönteisesti, ikävään kielteisemmin. Sävyn hallinta ja muuttaminen on vaativaa edistyneellekin kirjoittajalle. Kirjoitustapa salakuljettuu uuteen tekstiin aiemmista viesteistä ja malliteksteistä: asioista puhutaan mielellään samaan tapaan kuin ennenkin. Viranomaisten teksteissä esimerkiksi suositaan muodollista ja etäistä sävyä, joka koetaan ”oikeaksi puhetavaksi”.

Millaisia päätelmiä teemme organisaatiosta sen tekstien perusteella? Nielsen Norman Group testasi koehenkilöillä, miten verkkotekstin sävyn muuttaminen vaikutti heidän mielikuvaansa organisaatiosta. Sävyä muunneltiin neljän ulottuvuuden suhteen, joiden ääripäät olivat hauska ja vakava, rento ja muodollinen, epäkunnioittava ja kunnioittava, innostunut ja asiakeskeinen. Tulosten mukaan myönteistä mielikuvaa edisti rento, keskusteleva ja maltillisen innostunut sävy.

Jos mielikuvaa julkishallinnosta halutaan parantaa, viranomaistekstejä kannattaa tarkastella myös sävyn kannalta.

Oulun-matkalla poikkesin hätäisesti Stockmannilta lämmikettä ostamaan. Rullaportaiden edessä tuli ymmä eteen. Opaste ilmoitti, että ensimmäisessä kerroksessa olivat naisten asusteet ja toisessa kerroksessa naisten muoti. Mikä on ero? Kysyin asiakkailta, mutta kukaan ei tiennyt. Huikkasin myyjän paikalle kertomaan, pitäisikö jäädä tähän kerrokseen vai mennä ylös. Myyjä tulkitsi, että asusteita ovat huivit sekä käsineet ja muotia muut vaatteet.

Opasteiden ongelma on sama kuin verkkosivun valikon: miten nimetä asiat, niin että käyttäjä ei tee virhevalintoja? Kyse on verkkosivujen käytettävyydestä eli siitä, kuinka nopeasti ja virheettömästi käyttäjä pystyy asioimaan tai löytämään hakemansa tiedon. Yleisohje nimeämisessä on se, että asioista puhutaan mahdollisimman arkikielisesti ja konkreettisesti.

Miten saa tietää, millä nimillä ihmiset asioita kutsuvat? Käytettävyystutkija Jakob Nielsen kehottaa käyttämään korttitemppua. Kaikki sisällöt kirjoitetaan korteille ja pyydetään viittä ei-asiantuntijaa lajittelemaan ja nimeämään yhteen kuuluvat asiat. Näin saadaan selville, miten ihmiset luonnostaan hahmottavat asiakokonaisuuksia ja millä sanoilla he niitä kutsuvat.

Minulle naisten asusteet kattaa sekä vaatteet että niitä täydentävät huivit ja käsineet. Olipa muodikasta tai ei.

Harvoin Tampereen kaupunginvaltuuston kokous saa sellaista huomiota kuin viime maanantaina. Kaupunki tarjosi Twitterissä liveseurantaa valtuuston ratikkakokouksesta tilillä @tamperelive. Tviittejä kertyi maanantai-iltana 2 226 tunnisteella #trevaltuusto ja 849 tunnisteella #ratikka. Kokouksen kulkua sai myös seurata suoratoistona verkossa, ja seuraajia oli illan aikana yhteensä 24 232.

Liveraportointi kokouksista on loistava asia. Se tiivistää ydinsisällöt ja annostelee sisällöt helposti silmäiltäviksi jaksoiksi. Kokousviestintä on kaupunkilaisille muuten raskasta seurattavaa, sillä esityslistat ja pöytäkirjat ovat vaikealukuisia esitystapansa takia. Twitter-raportointi vaatii sekin kehittämistä: parhaaseen tulokseen ei päästä niin, että siteerataan jokaista puhujaa poliittisen hygienian nimissä. Tviitin arvoisia ovat uudet perusteet ja näkökulmat, ei pelkkä puheenvuoron käyttö.

Livetviittaaminen ja kokouksen seuraaminen verkoitse lisännevät kaivattua kiinnostusta politiikkaan. Sitä taas vähentää kokouskikkailu: monen tunnin keskustelun jälkeen ratikkapäätös ”pöydättiin” (’siirrettiin seuraavaan kokoukseen’).

Viikko sitten perjantaina meni iltapala väärään kurkkuun, kun Aamulehtikertoi Tampereen yliopiston hallituksen ehdottavan kolmen korkeakoulun liittymälle nimeä Tampere yliopisto. Lauantaina selvisi, että uutisesta oli pudonnut yhdysmerkki ja ehdotus oli onneksi edes oikein kirjoitettu Tampere-yliopisto.

Ihmetyttää kuitenkin into hylätä luonteva Tampereen yliopisto, joka noudattaa muiden suomalaisten yliopistojen mallia ja jonka oikeinkirjoitus on ongelmaton. Genetiivin karttelu on viime vuosien muotivitsaus: brändinvartijat haluavat nähdä nimet taivuttamattomina logokuvina ja unohtavat jokapäiväisen kielenkäytön. Yhdysmerkillinen Tampere-yliopisto on sikälikin ongelmallinen, että erisnimeksi voi hahmottaa kokonaisuuden sijasta vain alkuosan, kyseessä voisi olla siis Tampere-niminen tai jopa Tampere-aiheinen yliopisto.

Puheena olevaa hanketta, jonka tavoitteena on yhdistää Tampereen yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto ja Tampereen ammattikorkeakoulu, on kutsuttu Tampere 3 -työnimellä. Tätä nimeä ei ole missään muodossa syytä säilyttää, koska siitä käytetään yleisesti jopa viittä virheellistä kirjoitusasua: Tampere3 -hanke, Tampere 3-hanke, Tampere 3 –hanke, Tampere 3- hanke, Tampere 3 hanke. Hyvä nimi on helppo kirjoittaa oikein.

Virkakielen yleistajuistamisessa törmää monenlaisiin pulmiin. Yksi pulmista kumpuaa siitä, että monet tekstit pohjautuvat lakeihin. Laeista johdetuissa teksteissä mielellään noudatetaan lain esitystapaa. Yksi suosittu tapa on jaksottaa ohjeet pykäliksi. Miksei niin voisi tehdä? Tavalliset lukijat kokevat lakitekstin esitystavan etäiseksi ja vaikealukuiseksi. Etäisyyttä luovat jo merkit ja koodit, jotka eivät esiinny missään muissa teksteissä. Pykälämerkin sijasta arkiteksteissä käytetään numerointia, otsikointia tai yksinkertaisesti kappalejakoa. Olisiko niin, että pykälien käytöllä ei ohjeissa viestitäkään jaksotusta vaan niihin tuodaan pykälillä lakitekstien autoritaarisuutta? Luettavuutta ja vakuuttavuuttalisäävät keinot ovat kuitenkin usein keskenään ristiriidassa. Jos lukijan halutaan lukevan, ymmärtävän ja hyväksyvän ohjeet, häntä ei kannata lähestyä pykälä tanassa.

Viime viikolla puhutti kohuksi äitynyt Twitter-keskustelu (ks. Storify-kooste). Se eteni lyhykäisyydessäään näin: Antti K. kutsui Digitalist-tunnuksella jaettuja juttuja höpöhöpöartikkeleiksi. Tunnusta isännöivä Ville T. vastasi vähättelemällä ”oletko joku wordpress-stara savosta”, ”sun 300 seuraajaas” ja ”aika yksinkertaiselta vaikutat”. Sanailu olisi ehkä tyrehtynyt tähän, jollei Ville T. olisi seuraavaksi uhannut soittaa Antti K:n pomolle ja ilmeisesti sitten soittikin. Digikonsultin viestintä tuntui kovin hallitsemattomalta, vaikka kyse piti olla ammattilaisesta. Mikä meni vikaan?

Verkon piti demokratisoida keskusteluja. Nyt tiedämme jo paremmin, että niin ei välttämättä ole käynyt. Kuitenkin keskustelijoihin on ainakin pyrittävä suhtautumaan tasa-arvoisesti. Väitteitä kumotaan perustelemalla eikä vetoamalla henkilöön tai tämän seuraajamäärään.

Markkinointi ja brändinrakennus on jo pitkään ollut Twitterin riesana. Tuntuu siltä, että tämänkin kohun taustalla on kyse brändin kovaotteisesta vartioinnista. Onneksi Twitterin keskusteluja ja aihetunnisteita ei voi yksinoikeudella omistaa.

Some vaatii hiukan paksunahkaisuutta ja itseironiaa. Kaikki eivät katso asiaa samasta näkökulmasta eivätkä suhtaudu meihin niin vakavasti kuin mielestämme pitäisi. Kritiikkiä tulee, ja jotkut heitot on vain ohitettava.

Maassa makaavaa digivainajaa ei pidä potkia, mutta havaittavissa ei ole ollut pahoittelua, saati viestinnän muutosta.