Viestin sävy vaikuttaa meihin usein tiedostamatta. Ystävälliseen sähköpostiin vastaamme itsekin myönteisesti, ikävään kielteisemmin. Sävyn hallinta ja muuttaminen on vaativaa edistyneellekin kirjoittajalle. Kirjoitustapa salakuljettuu uuteen tekstiin aiemmista viesteistä ja malliteksteistä: asioista puhutaan mielellään samaan tapaan kuin ennenkin. Viranomaisten teksteissä esimerkiksi suositaan muodollista ja etäistä sävyä, joka koetaan ”oikeaksi puhetavaksi”.
Millaisia päätelmiä teemme organisaatiosta sen tekstien perusteella? Nielsen Norman Group testasi koehenkilöillä, miten verkkotekstin sävyn muuttaminen vaikutti heidän mielikuvaansa organisaatiosta. Sävyä muunneltiin neljän ulottuvuuden suhteen, joiden ääripäät olivat hauska ja vakava, rento ja muodollinen, epäkunnioittava ja kunnioittava, innostunut ja asiakeskeinen. Tulosten mukaan myönteistä mielikuvaa edisti rento, keskusteleva ja maltillisen innostunut sävy.
Jos mielikuvaa julkishallinnosta halutaan parantaa, viranomaistekstejä kannattaa tarkastella myös sävyn kannalta.