Väitöstutkimukseni tulosten ja aiempien ohjeiden perusteella muotoilin kymmenen käskyä kunnan verkkotekstien kirjoittajille. Julkaisen käskyt Viikon sana -palstalla vuoden kymmenenä ensimmäisenä viikkona. Nyt on menossa viikko 2.

Toinen käsky:

Esitä pääasia heti alussa.

Hallinnon tekstit on tapana aloittaa kaukaa. Kun kokouksessa päätetään veroprosentista, valmistelutekstissä prosentin paljastamista edeltää laaja taustoitus. Lukijalle asia avautuisi nopeammin, jos hän tietäisi, perustellaanko nostoa, laskua vai asioiden pitämistä ennallaan.

Jakob Nielsen käyttää ilmaisua interaction cost eli vuorovaikutuksen kustannukset. Se tarkoittaa työn määrää, jonka käyttäjä joutuu verkkosivulla tekemään saavuttaakseen sen päämäärän, jonka takia hän on sivulle tullut. Teksti on sitä tehokkaampi, mitä nopeammin se vastaa lukijan tiedontarpeeseen.

Esittämisjärjestys on hallinnon asiakirjoissa vanhastaan loppupainotteinen. Vanhoja tekstimalleja pidetään ”oikeina” ja ”lainmukaisina”. Niistä poikkeamisen pelätään vaarantavan asiakirjan luotettavuuden, jopa niin että moni arvelee esitystavan perustuvan lakiin.

Tutkimuksessani koehenkilöt muuttivat esittämisjärjestystä niin, että se vastaa tiedottavista teksteistä tuttua esitystapaa, jossa pääasia eli päätös tai lopputulos kerrotaan ensin ja taustat sen jälkeen.

Väitöstutkimukseni tulosten ja aiempien ohjeiden perusteella muotoilin kymmenen käskyä kunnan verkkotekstien kirjoittajille. Julkaisen käskyt Viikon sana -palstalla vuoden kymmenenä ensimmäisenä viikkona.

Ensimmäinen käsky:

Kirjoita kuntalaisen näkökulmasta.

Suunnittelijan työpöydältä on siirryttävä sinne, missä kuntalainen arkielämässään asian kohtaa.

Kuntalaisen näkökulma avautuu, kun tekstin luettaa kuntalaisilla ja puhuu siitä heidän kanssaan. Näin saa selville, mitä ilmauksia lukijat käyttävät ja mitkä ovat heille vieraita. Usein jo parin kolmen henkilön testaus riittää pulmien selville saamiseen.

Koska käyttäjälähtöisyys kytkeytyy syvällisesti sisällön valintoihin, lähtötekstin kirjoittaja on keskeisessä asemassa. Jatkokäsittelijöillä ei ole aikaa, valtuuksia eikä asiantuntemusta tehdä tekstiin ratkaisevia muutoksia. Virkatekstien parantamiseksi vaaditaan siis asiantuntijoiden viestintätaitojen ja kielitietoisuuden lisäämistä, kun nykyisin laadunvarmistus jätetään usein tiedottajien ja sihteerien tehtäväksi.

Tutkimukseni koehenkilöt painottivat kuntalaisnäkökulmaa sekä sisältöjen valinnassa että esittämisjärjestyksessä. He poistivat tekstistä hallinnon suunnitteluretoriikkaan liittyviä luokitteluja (lähipalvelu, keskitetty palvelu) ja uudistermejä (monipalvelukeskus, palveluyhteenliittymä). Sen sijaan kuntalaisille tutut paikannimet (Tesoma, Lakalaiva) ja palvelujen nimet säilytettiin (kirjasto, neuvola).

Näkökulman valinta on eräänlainen kattoperiaate, joka automaattisesti ohjaa kirjoittajan sananvalintaa.

Kerroin jo aiemmin, että viisivuotinen väitöstutkimukseni on loppusuoralla. Kevään aikana se on ollut esitarkastuksessa, ja väittelyluvan sain toukokuussa. Väittelyluvan jälkeen ovat vuorossa viimeiset korjaukset, taitto, painatus ja esillepano eli ”naulaus” yliopiston ilmoitustaululle. Itse väitöstilaisuus on elokuun alussa.

Väitöstilaisuus on akateeminen näytelmä, joka noudattaa perinteisiä muotoja. Sen päähenkilöitä ovat vastaväittäjä, väittelijä ja kustos, joka toimii väitöstilaisuuden valvojana. Päähenkilöt astuvat saliin määräjärjestyksessa – ensin väittelijä, sitten kustos, viimeisenä vastaväittäjä –, ja yleisö nousee seisomaan heidän saapuessaan. Kustos avaa tilaisuuden, minkä jälkeen väittelijä eli tässä tapauksessa minä pidän lectio praecursorian eli lyhyen luennon väitöskirjani teemoista. Tämän jälkeen vastaväittäjä antaa työstä yleislausunnon ja käy sitten sen läpi yksityiskohtaisesti. Tarkastuksen päätteeksi vastaväittäjä antaa loppulausuntonsa ja toivottavasti esittää väitöskirjani hyväksyttäväksi. Lopuksi salista poistutaan samassa järjestyksessä kuin sinne tultiin.

Tilaisuuden jälkeen on vuorossa väitöskaronkka, joka sekin on vanha akateeminen perinne. Karonkka-sanan taustalla on venäjän korona ’kruunu’. Karonkka on vastaväittäjän kunniaksi järjestetty juhla, johon on nykyisin tapana kutsua myös sukulaisia ja ystäviä. Karonkan alkuosa puheineen on muodollinen, mutta ainakin minulla sitä seuraa epämuodollisempi jälkikaronkka.

Viikon sana jää nyt kesälomalle, ja siirryn valmistelemaan lektiota, puolustusta sekä karonkkaa. Palaan palstalle – toivottavasti entistä pätevämpänä – syksyllä väitöksen jälkeen.

Luin vihdoin kirjan Totuuden jälkeen – Miten media selviää algoritmien ja paskapuheen aikana, jonka ovat kirjoittaneet Jarno Hartikainen, Hannu-Pekka Ikäheimo, Olli Seuri ja Antto Vihma. Tekijöiden mukaan totuudenjälkeistä aikaa leimaavat yhteiskunnan polarisaatio ja teknologinen kehitys. Ennakoin kirjan ryöpyttävän sosiaalista mediaa, mutta terävin kritiikki kohdistuikin perinteisen median heikkouksiin. Virkistävää.

Tekijät eivät silti luota verkkomaailman tasa-arvoistavaan utopiaan, jota meikäläinen on tottunut haikailemaan. Valta ei heidän mukaansa verkossakaan jakaudu tasaisesti, vallanpitäjät vain ovat vaihtuneet. Portinvartijoina eivät enää ole lehtimogulit vaan ylikansalliset digijätit. Googlesta on tullut synonyymi hakukoneelle ja Facebookista sosiaaliselle medialle. Ongelmana on kuplat, kasautuminen ja kritiikittömyys.

Puhtaita papereita ei siis saa perinteinenkään media. Viiden esimerkkitapauksen avulla havainnollistetaan, kuinka luotettuja lehtiä ja toimittajia harhautetaan toimimaan eri eturyhmien äänitorvina. Työmies Putkonen heittää ”Rapalan vieheen toimittajamereen” ja saa räjähtävillä lepakoilla oman agendansa otsikoihin ja yleiseen keskusteluun. Turvekampanjan epätodet iskulauseet jäävät elämään, kun keskustelu ohjataan ruotimaan kampanjan suunnitelleen mainostoimiston toimintaa. Media lankeaa myös toistuvasti populistisiin ”EU kieltää” -otsikoihin, vaikka vuosia kiertäneet samat kieltojutut on jo moneen kertaan osoitettu epätosiksi.

Perinteisen median kriisi ja lehtien tilaajakato johtuu osittain myös alan omista toimintatavoista. Uudistumiseen tarvitaan tekijöiden mukaan dialogia yleisön kanssa, itsekritiikkiä ja realistista tilannekuvaa. Median on osoitettava kykynsä totuuden puolustajana ja paskapuheen paljastajana.

Tietokirjailijoiden seminaarin keskusteluissa esitettiin epäileviä näkemyksiä sosiaalisen median sopivuudesta tutkijoiden käyttöön. Aloin vastineeksi kerätä listaa tutkijoista, jotka käyttävät aktiivisesti Twitteriä. Pyysin perjantaina apua muilta tviittaajilta, mikä saikin aikaan viestivyöryn, jonka selvitteleminen kesti pari päivää. Twitter osoittautui taas käyttökelpoiseksi työkaluksi.

Listaa rakentaessani poimin keskusteluista myös Twitterin tutkijakäytön etuja ja haittoja.

Etuja

• Uusimmat tiedeuutiset
• Artikkelivinkit
• Keskustelu tutkimuksista
• Kansainväliset verkostot
• Tutkijoiden välinen viestintä
• Uuden tiedon yhteisöllinen luominen
• Uudet näkökulmat
• Yleistajuistaminen
• Mediahuomio

Haittoja

• Vie aikaa tutkimustyöltä.
• Tieto on satunnaista.
• Perusteleva esitystapa ei onnistu.
• Tulokset leviävät puolivalmiina.
• Keskustelut ovat liian monipolvisia.
• Trollaus ja vihaviestintä pilaa keskustelut.

Tuloksena on 200 tutkijan lista, jonka voit tilata sellaisenaan tai etsiä listalta sopivia seurattavia. Kiitos kaikille kommentoijille – jatketaan työstämistä.

Virkatekstit pitäisi suunnitella käyttäjäkeskeisesti. Käyttäjäkeskeinen suunnittelu perustuu seuraaville periaatteille:

• Suunnittelu pohjautuu ymmärrykseen käyttäjistä ja ympäristöstä.
• Käyttäjät ovat osallisina suunnittelu- ja kehitystyössä.
• Suunnittelua ohjaavat käyttäjien arvioinnit.
• Suunnittelu ottaa huomioon koko käyttäjäkokemuksen.

Käyttäjien palautetta on pikku hiljaa alettu kuulla ja ottaa huomioon virkatekstien sekä lomakkeiden kehitystyössä. Tarvitaan kuitenkin systemaattista toimintatapaa, niin että käyttäjäkokemus otetaan huomioon kaikessa tekstintuotannossa, ei vain tietyillä erityisaloilla kuten terveydenhuollossa.

Lyhyys on aliarvostettu ominaisuus työteksteissä. Lyhyet tekstit säästävät lukijoiden kallista työaikaa.

Lyhyt teksti tosin vaatii kirjoittajalta enemmän toimitustyötä. Jos kirjoittaja kuitenkin uhraa oman tekstinsä tiivistämiseen aikaa puoli tuntia enemmän ja pystyy näin lyhentämään sen puoleen, hän säästää myös kaikilta lukijoiltaan puolet lukuajasta.

Mikäli alkuperäisen tekstin pituus on kolme sivua eli 850 sanaa, tavallinen lukija kuluttaa sen lukemiseen viisi minuuttia, kun keskimääräinen lukunopeus on 170 sanaa minuutissa. Jos lukijoita on sata ja lukuaika puolittuu, työaikaa säästyy tämän yhden tekstin lukemisessa yhteensä yli neljä tuntia. Etu on merkittävä, koska ihmiset lukevat työpäivän aikana lukuisia tekstejä ja sähköposteja.

Toimihenkilöiden tehtävät ovat nykyisin suurelta osin lukemista ja kirjoittamista. Tekstien laatuun tulisi siksi kiinnittää paljon enemmän huomiota. Sillä on vaikutusta paitsi työtehoon myös työviihtyvyteen erityisesti julkishallinnossa.

Yleensä vieroksun sosiaalisen median meemejä ja haasteita. Tartuin Twitterissä ensimmäistä kertaa haasteeseen, kun pyydettiin jakamaan seitsemän kirjaa seitsemänä päivänä ilman selityksiä.

1. Hamlet
2. Rikos ja rangaistus
3. Kielitoimiston sanakirja
4. Seitsemän veljestä
5. Teurastamo 5
6. Melukylän lapset
7. Don Quijote

Kirjahaasteen aloitin Shakespearella 17.4. ja päätin 23.4. Cervantesiin. Hamlet on ikuinen suosikkini, mutta täytyy myöntää, että Don Quijoten valinta perustui ensisijaisesti siihen, että viimeinen valinta osui kirjan ja ruusun päiväksi. Se taas sattuu olemaan sekä Shakespearen että Cervantesin kuolinpäivä.

Rikos ja rangaistus oli nuorena tajuntaa myllertävä lukukokemus, josta innostuin aikanaan laudaturtyönkin tekemään. Päähenkilö Raskolnikovilla on myös yhteys Hamletin mielenmaisemaan, joten ei ole yllätys, että molemmat puhuttelevat. Kiven Seitsemässä veljeksessä viehättää rikkaan kielen lisäksi huumori, joka on myös Vonnegutin tuotannon ytimessä – tosin huumori on huomattavasti sarkastisempaa kuin Kiven kotoisa sanailu. Astrid Lindgrenin lastenkirjat on kaikki tarkkaan tutkittu, mutta mitään en ole lukenut useampaa kertaa kuin Melukylän lapsia. Sen suosio näyttää kestäneen sukupolvesta toiseen.

Rikoin haasteen säännöt, kun ryhdyin selittämään valintojani. Ylipäätään kaikenlainen arvottava listaus tuntuu aina jotenkin kapeakatseiselta tieto- ja kaunokirjallisuuden rajattomassa maailmassa. Jääköön tämä haaste siis ensimmäiseksi ja viimeiseksi.

Käytän melko paljon kaksoispistettä, joskus liikaakin. Kun samaan kappaleeseen on tullut parikin kaksoispistettä, yleensä oikoluvussa poistan toisen. Kaksoispiste on yleensä melko helposti vaihdettavissa pilkuksi, pisteeksi tai ajatusviivaksi.

Kaksoispisteen käytössä on vain muutama sudenkuoppa. Useimmin sitä käytetään väärin luetelman yhteydessä. Monet luulevat, että johtolauseen perässä on aina oltava kaksoispiste ennen luetelman alakohtia. Näin ei kuitenkaan ole, vaan kaksoispistettä ei käytetä, jos johtolause vaatii täydennyksekseen alakohdat.

Hakemuksen liitteeksi tarvitaan

• tutkimussuunnitelma
• ohjaajan suositus
• aikataulu.

Kaksoispiste merkittäisiin, jos johtolause olisi muotoiltu esimerkiksi seuraavasti: Hakemukseen tarvitaan seuraavat liitteet: – –. Kaksoispistettä käytetään siis saman periaatteen mukaan kuin tavallisessa virkkeessä.

Kaksoispistettä ei myöskään voi käyttää, jos luettelo on virkkeen keskellä. Luettelon tai muun kaksoispisteen erottaman jakson on päätettävä virke.

Usein näyttää myös hämmentävän se, milloin kaksoispisteen jälkeen tulee pieni ja milloin iso alkukirjain. Yleensä käytetään pientä alkukirjainta, mutta jos kasoispistettä seuraa useamman virkkeen luettelo, merkitään iso alkukirjain. Otsikoissa on mahdollista käyttää kaksoispisteen jälkeen isoa tai pientä alkukirjainta.

• Tulospäivä: Sellun hyvä menekki yllätti
• Tulospäivä: sellun hyvä menekki yllätti

Huutomerkki on mielestäni ikävin välimerkki. Käytän sitä harvoin, jos koskaan. En keksi sille asiatekstissä luontevaa käyttöä.

Suositusten mukaan huutomerkillä voi päättää virkkeen, joka ilmaisee napakkaa käskyä (Älä ruoki lintuja!) tai innostusta tai voimakasta tunnetta (Olen niin onnellinen!). Huutomerkin historia tukee jälkimmäistä käyttöä, sillä sen uskotaan kehittyneen latinan sanasta io ’hurraa’. Kirjurit merkitsivät sen mieluisan lauseen loppuun, ja siitä muotoutui pikku hiljaa yksi merkki hiukan samaan tapaan kuin &-merkistä. Huutomerkki oli siis jonkinlainen keskiajan hymiö.

Huutomerkkiä voi suositusten mukaan käyttää myös huudahdusten jälkeen (Auts!), puhutteluissa (Arvoisa vastaanottaja!) ja toivotuksissa (Hyvää pääsiäistä!). Itse suosin näissäkin tapauksissa pistettä, koska huutomerkki tuntuu liian voimakkaalta, melkein kuin suuraakkosilla kirjoittaisi. Näiden kahden yhdistelmä onkin suorastaan tyrmäävä.

Huutomerkistä riittäisi mielestäni yksi suositus: älä käytä.