Väitöstutkimukseni tulosten ja aiempien ohjeiden perusteella muotoilin kymmenen käskyä kunnan verkkotekstien kirjoittajille. Julkaisen käskyt Viikon sana -palstalla vuoden kymmenenä ensimmäisenä viikkona. Nyt on menossa viikko 4.

Neljäs käsky:

Käytä läpinäkyviä ja toisistaan erottuvia termejä.

Tekstin tekevät hankalaksi toisistaan huonosti erottuvat termit. Tutkimukseni koehenkilöt miettivät toistuvasti, miten erosivat toisistaan esimerkiksi monet lähtötekstin palvelu-alkuiset sanat: palveluketju, palvelukokonaisuus, palveluverkko, palveluverkosto, palvelumalli, palvelumallityö.

He pohtivat termien merkitystä ja suhdetta toisiinsa. Hyvän termin pitäisi olla läpinäkyvä, niin että asiaa tuntemattomallekin syntyy mielikuva sisällöstä. Lukijakunnan perusteella on arvioitava, onko tekstissä oleellista terminologinen oikeaoppisuus vai tunnistettavuus. Maallikkolukijat eivät todennäköisesti kuitenkaan pysty tekemään merkityseroa arkikielisesti tai termimäisesti käytettyjen sanojen kesken.

Koehenkilöt kiinnittivät huomiota siihen, että lähtötekstin termit muistuttivat liikaa toisiaan ja koostuivat usein samoista yhdysosista, esimerkiksi moni-, -palvelu ja ‑keskus. Termin nimeä suunniteltaessa olisi otettava huomioon, kuinka selvästi se erottuu toisista kirjoitus- ja äänneasultaan. Liian samanlaiset termit sekoittuvat keskenään.

Vanhaa käypää termiä ei sitä paitsi ole aina tarpeen vaihtaa, vaikka sen merkitystä laajennettaisiin. Uudistermejäkin tarvitaan, mutta niitä olisi luotava ja käytettävä harkiten.

Väitöstutkimukseni tulosten ja aiempien ohjeiden perusteella muotoilin kymmenen käskyä kunnan verkkotekstien kirjoittajille. Julkaisen käskyt Viikon sana -palstalla vuoden kymmenenä ensimmäisenä viikkona. Nyt on menossa viikko 3.

Kolmas käsky:

Optimoi tekstin pituus.

Kielioppaat varovat yleensä antamasta suoria ohjeita tekstien pituudesta. Tarkan mitan sijasta käyttäisinkin käsitettä pituuden optimointi. Pituuden optimoinnilla tarkoitan sitä, että poistetaan kaikki sellainen sisältö- ja kielenaines, joka ei tuo lukijalle lisäarvoa. Tällaista ainesta on esimerkiksi viranomaistekstille tyypillinen toisto.

Ymmärrettävyyttä lisääviä aineksia ei kuitenkaan kannata tekstistä karsia. Niitä ovat asioiden yhteyksiä osoittavat konnektiivit (esim. siksi, siten, sen vuoksi, lisäksi) ja konjunktiot (esim. mutta, vaan, jos, vaikka) sekä havainnollistavat konkretisoinnit ja lisätiedot

Virkatekstejä vaivaa usein vakuuttavuusretoriikka: pituutta lisätään, jotta selvitystyö näyttää perusteelliselta. Viranhaltija on tehnyt työnsä vasta, jos teksti on pitkä ja sisältää runsaasti viittauksia. Tekstin tavoitteeksi tulee näin valmistelijan työprosessin näkyväksi tekeminen eikä työn tulosten esittäminen.

Kiinnostavan näkökulman pituuteen toisi se, jos kansalaisilta ja päättäjiltä kysyttäisiin, kuinka pitkiä esityslistoja, tiedotteita ja raportteja he ovat halukkaita lukemaan. Kysymys olisi helppo lisätä esimerkiksi verkkotekstin loppuun: ”Oliko teksti sopivan mittainen, liian pitkä, liian lyhyt?” Tämän lisäksi olisi mahdollista mitata, kuinka kauan lukijat viipyvät tekstin parissa ja missä vaiheessa he lopettavat lukemisen. Monissa palveluissa myös annetaan ennakkoarvio siitä, kuinka kauan tarjotun tekstin lukeminen vie aikaa. Kaikki nämä panisivat arvioimaan pituutta käytettävyyden yhtenä osana.

Väitöstutkimukseni tulosten ja aiempien ohjeiden perusteella muotoilin kymmenen käskyä kunnan verkkotekstien kirjoittajille. Julkaisen käskyt Viikon sana -palstalla vuoden kymmenenä ensimmäisenä viikkona. Nyt on menossa viikko 2.

Toinen käsky:

Esitä pääasia heti alussa.

Hallinnon tekstit on tapana aloittaa kaukaa. Kun kokouksessa päätetään veroprosentista, valmistelutekstissä prosentin paljastamista edeltää laaja taustoitus. Lukijalle asia avautuisi nopeammin, jos hän tietäisi, perustellaanko nostoa, laskua vai asioiden pitämistä ennallaan.

Jakob Nielsen käyttää ilmaisua interaction cost eli vuorovaikutuksen kustannukset. Se tarkoittaa työn määrää, jonka käyttäjä joutuu verkkosivulla tekemään saavuttaakseen sen päämäärän, jonka takia hän on sivulle tullut. Teksti on sitä tehokkaampi, mitä nopeammin se vastaa lukijan tiedontarpeeseen.

Esittämisjärjestys on hallinnon asiakirjoissa vanhastaan loppupainotteinen. Vanhoja tekstimalleja pidetään ”oikeina” ja ”lainmukaisina”. Niistä poikkeamisen pelätään vaarantavan asiakirjan luotettavuuden, jopa niin että moni arvelee esitystavan perustuvan lakiin.

Tutkimuksessani koehenkilöt muuttivat esittämisjärjestystä niin, että se vastaa tiedottavista teksteistä tuttua esitystapaa, jossa pääasia eli päätös tai lopputulos kerrotaan ensin ja taustat sen jälkeen.

Väitöstutkimukseni tulosten ja aiempien ohjeiden perusteella muotoilin kymmenen käskyä kunnan verkkotekstien kirjoittajille. Julkaisen käskyt Viikon sana -palstalla vuoden kymmenenä ensimmäisenä viikkona.

Ensimmäinen käsky:

Kirjoita kuntalaisen näkökulmasta.

Suunnittelijan työpöydältä on siirryttävä sinne, missä kuntalainen arkielämässään asian kohtaa.

Kuntalaisen näkökulma avautuu, kun tekstin luettaa kuntalaisilla ja puhuu siitä heidän kanssaan. Näin saa selville, mitä ilmauksia lukijat käyttävät ja mitkä ovat heille vieraita. Usein jo parin kolmen henkilön testaus riittää pulmien selville saamiseen.

Koska käyttäjälähtöisyys kytkeytyy syvällisesti sisällön valintoihin, lähtötekstin kirjoittaja on keskeisessä asemassa. Jatkokäsittelijöillä ei ole aikaa, valtuuksia eikä asiantuntemusta tehdä tekstiin ratkaisevia muutoksia. Virkatekstien parantamiseksi vaaditaan siis asiantuntijoiden viestintätaitojen ja kielitietoisuuden lisäämistä, kun nykyisin laadunvarmistus jätetään usein tiedottajien ja sihteerien tehtäväksi.

Tutkimukseni koehenkilöt painottivat kuntalaisnäkökulmaa sekä sisältöjen valinnassa että esittämisjärjestyksessä. He poistivat tekstistä hallinnon suunnitteluretoriikkaan liittyviä luokitteluja (lähipalvelu, keskitetty palvelu) ja uudistermejä (monipalvelukeskus, palveluyhteenliittymä). Sen sijaan kuntalaisille tutut paikannimet (Tesoma, Lakalaiva) ja palvelujen nimet säilytettiin (kirjasto, neuvola).

Näkökulman valinta on eräänlainen kattoperiaate, joka automaattisesti ohjaa kirjoittajan sananvalintaa.

Kerroin jo aiemmin, että viisivuotinen väitöstutkimukseni on loppusuoralla. Kevään aikana se on ollut esitarkastuksessa, ja väittelyluvan sain toukokuussa. Väittelyluvan jälkeen ovat vuorossa viimeiset korjaukset, taitto, painatus ja esillepano eli ”naulaus” yliopiston ilmoitustaululle. Itse väitöstilaisuus on elokuun alussa.

Väitöstilaisuus on akateeminen näytelmä, joka noudattaa perinteisiä muotoja. Sen päähenkilöitä ovat vastaväittäjä, väittelijä ja kustos, joka toimii väitöstilaisuuden valvojana. Päähenkilöt astuvat saliin määräjärjestyksessa – ensin väittelijä, sitten kustos, viimeisenä vastaväittäjä –, ja yleisö nousee seisomaan heidän saapuessaan. Kustos avaa tilaisuuden, minkä jälkeen väittelijä eli tässä tapauksessa minä pidän lectio praecursorian eli lyhyen luennon väitöskirjani teemoista. Tämän jälkeen vastaväittäjä antaa työstä yleislausunnon ja käy sitten sen läpi yksityiskohtaisesti. Tarkastuksen päätteeksi vastaväittäjä antaa loppulausuntonsa ja toivottavasti esittää väitöskirjani hyväksyttäväksi. Lopuksi salista poistutaan samassa järjestyksessä kuin sinne tultiin.

Tilaisuuden jälkeen on vuorossa väitöskaronkka, joka sekin on vanha akateeminen perinne. Karonkka-sanan taustalla on venäjän korona ’kruunu’. Karonkka on vastaväittäjän kunniaksi järjestetty juhla, johon on nykyisin tapana kutsua myös sukulaisia ja ystäviä. Karonkan alkuosa puheineen on muodollinen, mutta ainakin minulla sitä seuraa epämuodollisempi jälkikaronkka.

Viikon sana jää nyt kesälomalle, ja siirryn valmistelemaan lektiota, puolustusta sekä karonkkaa. Palaan palstalle – toivottavasti entistä pätevämpänä – syksyllä väitöksen jälkeen.

Luin vihdoin kirjan Totuuden jälkeen – Miten media selviää algoritmien ja paskapuheen aikana, jonka ovat kirjoittaneet Jarno Hartikainen, Hannu-Pekka Ikäheimo, Olli Seuri ja Antto Vihma. Tekijöiden mukaan totuudenjälkeistä aikaa leimaavat yhteiskunnan polarisaatio ja teknologinen kehitys. Ennakoin kirjan ryöpyttävän sosiaalista mediaa, mutta terävin kritiikki kohdistuikin perinteisen median heikkouksiin. Virkistävää.

Tekijät eivät silti luota verkkomaailman tasa-arvoistavaan utopiaan, jota meikäläinen on tottunut haikailemaan. Valta ei heidän mukaansa verkossakaan jakaudu tasaisesti, vallanpitäjät vain ovat vaihtuneet. Portinvartijoina eivät enää ole lehtimogulit vaan ylikansalliset digijätit. Googlesta on tullut synonyymi hakukoneelle ja Facebookista sosiaaliselle medialle. Ongelmana on kuplat, kasautuminen ja kritiikittömyys.

Puhtaita papereita ei siis saa perinteinenkään media. Viiden esimerkkitapauksen avulla havainnollistetaan, kuinka luotettuja lehtiä ja toimittajia harhautetaan toimimaan eri eturyhmien äänitorvina. Työmies Putkonen heittää ”Rapalan vieheen toimittajamereen” ja saa räjähtävillä lepakoilla oman agendansa otsikoihin ja yleiseen keskusteluun. Turvekampanjan epätodet iskulauseet jäävät elämään, kun keskustelu ohjataan ruotimaan kampanjan suunnitelleen mainostoimiston toimintaa. Media lankeaa myös toistuvasti populistisiin ”EU kieltää” -otsikoihin, vaikka vuosia kiertäneet samat kieltojutut on jo moneen kertaan osoitettu epätosiksi.

Perinteisen median kriisi ja lehtien tilaajakato johtuu osittain myös alan omista toimintatavoista. Uudistumiseen tarvitaan tekijöiden mukaan dialogia yleisön kanssa, itsekritiikkiä ja realistista tilannekuvaa. Median on osoitettava kykynsä totuuden puolustajana ja paskapuheen paljastajana.

Tietokirjailijoiden seminaarin keskusteluissa esitettiin epäileviä näkemyksiä sosiaalisen median sopivuudesta tutkijoiden käyttöön. Aloin vastineeksi kerätä listaa tutkijoista, jotka käyttävät aktiivisesti Twitteriä. Pyysin perjantaina apua muilta tviittaajilta, mikä saikin aikaan viestivyöryn, jonka selvitteleminen kesti pari päivää. Twitter osoittautui taas käyttökelpoiseksi työkaluksi.

Listaa rakentaessani poimin keskusteluista myös Twitterin tutkijakäytön etuja ja haittoja.

Etuja

• Uusimmat tiedeuutiset
• Artikkelivinkit
• Keskustelu tutkimuksista
• Kansainväliset verkostot
• Tutkijoiden välinen viestintä
• Uuden tiedon yhteisöllinen luominen
• Uudet näkökulmat
• Yleistajuistaminen
• Mediahuomio

Haittoja

• Vie aikaa tutkimustyöltä.
• Tieto on satunnaista.
• Perusteleva esitystapa ei onnistu.
• Tulokset leviävät puolivalmiina.
• Keskustelut ovat liian monipolvisia.
• Trollaus ja vihaviestintä pilaa keskustelut.

Tuloksena on 200 tutkijan lista, jonka voit tilata sellaisenaan tai etsiä listalta sopivia seurattavia. Kiitos kaikille kommentoijille – jatketaan työstämistä.

Virkatekstit pitäisi suunnitella käyttäjäkeskeisesti. Käyttäjäkeskeinen suunnittelu perustuu seuraaville periaatteille:

• Suunnittelu pohjautuu ymmärrykseen käyttäjistä ja ympäristöstä.
• Käyttäjät ovat osallisina suunnittelu- ja kehitystyössä.
• Suunnittelua ohjaavat käyttäjien arvioinnit.
• Suunnittelu ottaa huomioon koko käyttäjäkokemuksen.

Käyttäjien palautetta on pikku hiljaa alettu kuulla ja ottaa huomioon virkatekstien sekä lomakkeiden kehitystyössä. Tarvitaan kuitenkin systemaattista toimintatapaa, niin että käyttäjäkokemus otetaan huomioon kaikessa tekstintuotannossa, ei vain tietyillä erityisaloilla kuten terveydenhuollossa.

Lyhyys on aliarvostettu ominaisuus työteksteissä. Lyhyet tekstit säästävät lukijoiden kallista työaikaa.

Lyhyt teksti tosin vaatii kirjoittajalta enemmän toimitustyötä. Jos kirjoittaja kuitenkin uhraa oman tekstinsä tiivistämiseen aikaa puoli tuntia enemmän ja pystyy näin lyhentämään sen puoleen, hän säästää myös kaikilta lukijoiltaan puolet lukuajasta.

Mikäli alkuperäisen tekstin pituus on kolme sivua eli 850 sanaa, tavallinen lukija kuluttaa sen lukemiseen viisi minuuttia, kun keskimääräinen lukunopeus on 170 sanaa minuutissa. Jos lukijoita on sata ja lukuaika puolittuu, työaikaa säästyy tämän yhden tekstin lukemisessa yhteensä yli neljä tuntia. Etu on merkittävä, koska ihmiset lukevat työpäivän aikana lukuisia tekstejä ja sähköposteja.

Toimihenkilöiden tehtävät ovat nykyisin suurelta osin lukemista ja kirjoittamista. Tekstien laatuun tulisi siksi kiinnittää paljon enemmän huomiota. Sillä on vaikutusta paitsi työtehoon myös työviihtyvyteen erityisesti julkishallinnossa.

Yleensä vieroksun sosiaalisen median meemejä ja haasteita. Tartuin Twitterissä ensimmäistä kertaa haasteeseen, kun pyydettiin jakamaan seitsemän kirjaa seitsemänä päivänä ilman selityksiä.

1. Hamlet
2. Rikos ja rangaistus
3. Kielitoimiston sanakirja
4. Seitsemän veljestä
5. Teurastamo 5
6. Melukylän lapset
7. Don Quijote

Kirjahaasteen aloitin Shakespearella 17.4. ja päätin 23.4. Cervantesiin. Hamlet on ikuinen suosikkini, mutta täytyy myöntää, että Don Quijoten valinta perustui ensisijaisesti siihen, että viimeinen valinta osui kirjan ja ruusun päiväksi. Se taas sattuu olemaan sekä Shakespearen että Cervantesin kuolinpäivä.

Rikos ja rangaistus oli nuorena tajuntaa myllertävä lukukokemus, josta innostuin aikanaan laudaturtyönkin tekemään. Päähenkilö Raskolnikovilla on myös yhteys Hamletin mielenmaisemaan, joten ei ole yllätys, että molemmat puhuttelevat. Kiven Seitsemässä veljeksessä viehättää rikkaan kielen lisäksi huumori, joka on myös Vonnegutin tuotannon ytimessä – tosin huumori on huomattavasti sarkastisempaa kuin Kiven kotoisa sanailu. Astrid Lindgrenin lastenkirjat on kaikki tarkkaan tutkittu, mutta mitään en ole lukenut useampaa kertaa kuin Melukylän lapsia. Sen suosio näyttää kestäneen sukupolvesta toiseen.

Rikoin haasteen säännöt, kun ryhdyin selittämään valintojani. Ylipäätään kaikenlainen arvottava listaus tuntuu aina jotenkin kapeakatseiselta tieto- ja kaunokirjallisuuden rajattomassa maailmassa. Jääköön tämä haaste siis ensimmäiseksi ja viimeiseksi.