Tulostitko hyvän jutun verkkolehdestä? Kopioitko kuvan kaupungin sivuilta monisteeseen? Löysitkö ajankohtaisen artikkelin intranetiin? Tutkimuksen mukaan Internetistä kopioidaan materiaalia ja sitä levitetään yleisölle ilman asianmukaista lupaa.

Käyttäjät ajattelevat usein, että kaikki Internetissä on vapaasti käytettävissä. Näinhän asia osittain onkin: aineisto on kaikkien käyttäjien luettavissa, katseltavissa ja kuunneltavissa – mutta ei edelleen välitettävissä.

Kopiointi vaatii tekijän luvan

Kopiointi on kopiointia, tehtiinpä se millä menetelmällä tahansa tai käytettiinpä digitaalista tai analogista lähdettä. Aineistoa suojaa tekijänoikeus, olipa kyse kuvasta, kirjasta, lehdestä tai verkkomateriaalista. Tekijältä tai oikeudenomistajalta on aina saatava lupa uudelleen käyttämiseen.

Tekijällä on oikeus päättää siitä, saako hänen tuotostaan kopioida, muuttaa digitaaliseksi ja tulostaa Internetistä esimerkiksi opetuskäyttöön. Niin valokopiointi kuin skannaaminenkin ovat kopiointia, josta tekijällä on valta päättää, vaikka hänen teostaan olisi muunneltu.

Linkit ja sitaatit sallittuja

Tekijä voi myös lahjoittaa teoksensa vapaasti käytettäväksi. Verkossa on monia sivustoja, joiden tekstit, kuvat, äänet ja ohjelmat on kopioitavissa korvauksetta. Tällöin vapaasta käytöstä on selvästi ilmoitettu.

Toisen tekstiä saa myös siteerata omassa esityksessä kohtuullisesti, kunhan mainitsee lähteen. Vapaasti voi myös linkittää muiden tekemiä aineistoja omille sivuilleen, koska tällöin kyse ei ole kopioinnista. Linkityksestä on tietysti hyvä ilmoittaa aineiston tuottajalle.

Miten hankin luvan?

Kopioston lakimies Juha Jukkara, miten pitää toimia, jos haluaa kopioida artikkelin Internetistä oppilaille tai panna sen koulun intranetiin?

– On otettava yhteys tekijään tai oikeudenomistajaan ja sovittava hänen kanssaan käytöstä. Tekijän löytämisessä auttavat yleensä julkaisija ja tekijäjärjestöt, esimerkiksi Suomen Journalistiliitto, Suomen tietokirjailijat tai Suomen Kirjailijaliitto.

Kuinka suuri on korvaus esimerkiksi kaksisivuisesta artikkelista?

– Meillä vallitsee sopimusvapaus, joten ostaja ja myyjä voivat vapaasti määrittää hinnan.

Mitä tapahtuu, jos aineistoa pannaan verkkoon ilman tekijän lupaa?

– Tekijä voi lähettää korvausvaatimuksen luvattomasta käytöstä. Esimerkiksi Pohjanmaalla oppilaitos pani sisäiseen verkkoon oppimateriaalia ilman tekijöiden lupaa, mutta joutui poistamaan aineiston ja maksamaan käytöstä jälkeenpäin korvausta 6400 euroa.

Pieni tekijä isoilla markkinoilla

Tekijänoikeus syntyy aina tekijälle eli luonnolliselle henkilölle. Moraaliset oikeudet säilyvät aina tekijällä mutta taloudelliset oikeudet voi siirtää sopimuksella yritykselle tai oppilaitokselle. Tekijän kannattaa tietysti olla tarkka sopimusta tehdessään ja luovuttaa vain tarkasti määritellyt käyttöoikeudet, ei kaikkia jatkokäyttöoikeuksia. Näin tekijällä säilyy oikeus määrätä itse aineistonsa muusta käytöstä ja muuntelusta.

Tekijän omaa hyödyntämisoikeutta on yhä useammin alettu rajoittaa sopimuksissa kilpailukieltoehdolla. Tekijää kielletään luovuttamasta samaa tai samankaltaista tuotetta kilpailevaan toimintaan. Sopimusehdoissa määrittely voi olla niin väljä, että tekijältä itse asiassa kielletään kokonaan materiaalintuotanto omalla erityisalallaan.

Tekijän panos on ratkaiseva kaikessa sisällöntuotannossa, ja hänen pitää saada korvaus luovasta työstään. Teoksen luoja on kuitenkin pieni tekijä verrattuna muihin taloudellisten oikeuksien omistajiin ja valvojiin. Viime aikoina onkin verkossa vilkkaasti keskusteltu siitä, ketä tekijänoikeuslaki tosiasiassa suojaa: yksityistä tekijää vai kaupalliset oikeudet omistavaa yritystä. Juuri yksityisten tekijöiden ongelmaksi ja suoranaiseksi julkaisemisen esteeksi saattavat nousta kalliit tekijänoikeusmaksut varsinkin multimediatuotannoissa.

Verkon sisällöntuottajat ovatkin hakeneet välimuotoa tiukan suojan ja suojaamattomuuden välille. Yhdeksi ratkaisuksi on kehitetty Creative Commons – eli CC-lisenssi, joka lisää käyttäjän oikeuksia some rights reserved -periaatteella. Tekijä voi suoraan kopioida verkkopalvelusta CC-lisenssin ja määritellä siinä itse, millaisin ehdoin haluaa tuotostaan jakaa; hän voi esimerkiksi säilyttää muunteluoikeudet itsellään ja hyväksyä vain ei-kaupalliset käyttötarkoitukset tai hän voi antaa tekstinsä täysin vapaasti levitettäväksi mutta vaatia nimensä mainittavaksi. Creative Commons pyrkii edistämään luovaa verkkotoimintaa ja teosten laillista jälkikäyttöä.

Lähteitä

www.kopiosto.fi

www.kopiraitti.fi

www.minedu.fi

www.suomentietokirjailijat.fi

www.sanasto.fi

www.creativecommons.fi

Intran tarkoitus on palvella tehokkaasti työtehtävissä. Mitä helpommin käyttäjä löytää tarvitsemansa tiedot, sitä nopeammin tehtävät hoituvat.

Yleisimmin intrasta etsitään edelleen puhelinnumeroa tai muita yhteystietoja. Usein myös silmäillään uutisia, ja pikku hiljaa palvelujenkin käyttö on lisääntynyt: tilauksia, hakemuksia ja ilmoittautumisia tehdään yhä useammin verkossa.

Tehokäyttäjien päivittäin seuraamiin aineistoihin on hyvä rakentaa oikopolku eli suora linkki etusivulta. Oikopolut johtavat usein puhelinluetteloon, ruokalistaan tai keskustelupalstalle. Käytettävyyden suunnittelun periaatteena on tarjota nopea pääsy aineistoihin, joita käytetään paljon, ei niihin joita toivotaan käytettävän paljon.

Ohje intraan kirjoittavalle

Pikaohjeeksi intra-artikkelin luomiseen sopii seuraava:

1) Selvitä, mitä käyttäjät sivulta hakevat.
2) Mieti, miten voisit tehostaa asiointia verkossa.
3) Tarjoile käyttäjille pääsy yksikössänne syntyvään tietoon.
4) Kirjoita ytimekkäästi ja suosi uutisrakennetta: kertova otsikko, tiivistävä alkukappale ja juttu tärkeästä vähemmän tärkeään.
5) Panosta houkutteleviin otsikoihin, kuviin ja kuvateksteihin.
6) Käytä tavallista yleiskieltä, karta termejä ja lyhenteitä.
7) Luo yhteyksiä ihmisten, asioiden ja verkkosivujen välille.
8) Ideoi vuorovaikutus- ja palautetavat.

Nimeä ja otsikoi taidokkaasti

Verkkosivuilta poimitaan hyödylliset sisällöt valikkojen avulla; aineistoja ei lueta järjestyksessä alusta loppuun. Koko sivuston tulisi siis palvella silmäilevää käyttötapaa, jossa valikoiden nimet ovat hakusanoina.

Nimien ja otsikoiden on ennustettava hyvin sisältöä. Käytä tuttuja yleiskielisiä sanoja ja lisää kertovia alaotsikoita aina muutaman kappaleen välein.

Otsikon pitäisi kertoa kiinnostavasti ja kattavasti viestin sisältö. Yleiset otsikot (Koulutus, Kommenttini tai Vastaus kysymykseen) pitäisi täsmentää (Intrakoulutus to 17.1. klo 9, Ilmoittaudu viimeistään 10.1. ja Lomaa haetaan lomakkeella HH402). Otsikoiden tulisi erota toisistaan tarpeeksi.

Hypertärkeät linkit

Linkit ovat verkkotekstin ydin, siksi niitä kannattaa myös käyttää. Verkkoteksti koostuu monista itsenäisistä osista, jotka linkitetään toisiinsa. Tekstit pitää siis kirjoittaa niin, että ne toimivat itsenäisesti mutta linkittyvät oivallisesti toisiinsa.

Linkkien nimeämisessä on hyvä noudattaa yhtenäistä käytäntöä: sivuille voidaan johdattaa pelkällä nimellä tai osoitteella tai sitten molemmilla. Esimerkiksi

Myös kaupunkiesitteitä voi tilata matkailutoimesta.
Myös kaupunkiesitteitä voi tilata osoitteesta www.gotampere.fi/esitetilaukset.
Myös kaupunkiesitteitä voi tilata matkailutoimesta (www.gotampere.fi/esitetilaukset).

Lukijalle kevein on ensimmäinen vaihtoehto. Linkkejä nimettäessä on myös hyvä miettiä lukijan parasta. Silmäilyä tukevat hyvin avainsanat, kun taas pitkät linkit tekevät tekstistä rikkonaista ja pronominit ennustavat sisältöä huonosti, esimerkiksi Kaupunkiesitteitä voi tilata tästä.

Intrassa tavallista aineistoa ovat ohjeet, joiden ydin selitetään verkkotekstissä. Asiakirjat pannaan liitteeksi, jotta käyttäjä voi halutessaan tarkistaa yksityiskohdat. Linkin yhteydessä mainitaan tiedoston muoto ja koko (Käyttäjäkysely 2016, pdf, 419 kt).

Juttu perustuu Löydä sisäinen toimittajasi -oppaaseen, joka on julkaistu kokonaisuutena Tampereen kaupungin intrassa.

Sähköpostilla asiat hoituvat tehokkaasti, kun viestiin kirjoittaa tiivistävän otsikon ja kertoo ydinasiat parilla ensimmäisellä rivillä. Viestin a ja o on kuitenkin ystävällinen aloitus sekä lopetus.

Sähköposti on näppärä kanava lyhyiden rutiininomaisten työasioiden hoitoon. Työelämässä viestit toimivat sitä paremmin, mitä suoremmin ne vastaavat lukijan tarpeeseen. Ihmisiä ei pidä kuormittaa turhilla lähetyksillä; pelkät hupiviestit ja tervehdykset kannattaa unohtaa kokonaan.

Pääasia aina alkuun

Viestin tarkoituksen on selvittävä lukijalle heti. Tärkein osa on aihe-kenttä eli otsikko. Sen pitää olla niin yksilöivä, että lukija pystyy oitis päättelemään, mistä on kyse. Ei siis riitä, että otsikkona on ”Kokous” vaan ”Hallituksen kokous 12.3. klo 17”. Otsikon merkitys korostuu entisestään, kun sähköpostia luetaan puhelimella: usein puhelimeen ladataan vain otsikot eikä koko viestiä, saati liitteitä.

Hyvä viesti kirjoitetaan samojen ohjeiden mukaan kuin mikä tahansa teksti: karsitaan kaikki turha toisto, pitkiä ilmauksia lyhennetään ja kieli pidetään mahdollisimman yleistajuisena.

Tärkeitä tekstissä ovat otsikot ja kappaleiden alut. Lukija olisi saatava kiinnostumaan asiasta parilla sanalla – mutta millä sanoilla, sanopa se!

Miltä sähköposti tuntuu?

Lyhyt viesti muuttuu helposti tylyksi, jos sitä ei avaa ja lopeta myönteisesti. Lisää alkuun kiitos viestistäsi, tervehdys Lahdesta, hyvää huomenta ja loppuun aurinkoista viikonalkua, hyvää viikonloppua, mukavaa työviikon jatkoa.

Sävynhallintaan vaikuttaa myös näkökulma. Jos viestiä hallitsee kirjoittajan organisaation katsantokanta, lukijasta tuntuu, että hänet ohitetaan. Aloitus Lautakunta toteaa, että huomautus – – lähestyy asiaa organisaatiolähtöisesti, kun puhuttelevampi olisi vastaanottajan näkökulma Huomautuksenne on käsitelty – -.

Sähköpostiviestin muotoilua

Sähköpostiviestille ei ole olemassa yleistä asettelustandardia niin kuin asiakirjoille, vaan viestin muoto määräytyy käytetyn ohjelmiston mukaan. Monet käyttäjät suosivat vain teksti (plain text) -asetusta, eli muotoilut poistetaan kokonaan.

Lähettäjän yhteystiedot on aina hyvä liittää viestiin, mikä käy kätevästi automaattisen allekirjoituksen avulla. Merkintätavat kannattaa pitää yhtenäisinä samassa organisaatiossa. Allekirjoituksia voi luoda useita eri tarkoituksiin, ja vaihtoehdoista on helppo valita sopiva napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta viestikentässä.

Tietoturva kuntoon

Sähköpostia on tullut tavaksi verrata postikorttiin. Viestiin voi siis huoletta kirjoittaa ne asiat, jotka voisi sanoa myös postikortissa.

Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää viestien jatkolähetykseen ja aiempien viestien kopioitumiseen. Toisten viestejä saa lähettää eteenpäin vain, jos on kyse asian siirtämisestä oikealle viranomaiselle.

Tuntemattomalta saadun sähköpostiviestin ja liitetiedostojen avaamisessa on oltava varovainen. Verkkorikollisuus on lisääntynyt ja muuttunut älykkäämmäksi. Valeviestejä profiloidaan nykyisin jo vastaanottajan mukaan ja tätä hämätään uskottavasti eri lähteistä kerätyillä tiedoilla. Liitteiden lähettämistä kannattaa itsekin karttaa ja hyödyntää ensisijaisesti viestikenttää. Tiedotteet esimerkiksi on parempi panna intraan kuin jaella sähköpostin liitteenä.

Teksti on tiivistelmä Hyvää palvelua sähköpostitse -ohjeesta, joka on julkaistu kokonaisena Tampereen kaupungin intrassa. Pitempänä artikkeli on ilmestynyt myös Sanatori-lehdessä 1/2009.

Sosiaalisen median työ- ja opetuskäyttö mietityttää organisaatioissa. Onko blogien, wikien, Facebookin, Twitterin ja YouTuben käytöstä hyötyä vai haittaa? Voiko näillä työkaluilla tehdä jotain hyödyllistä vai kuluuko työnaika joutavaan verkkojutteluun?

Hyötyä vai hypeä?

Sosiaalista mediaa ei kannata ottaa työkäyttöön vain yleisen innostuksen vuoksi, vaan sille on löydyttävä järkevää käyttöä. Jos uudet työkalut eivät tehosta työntekoa tai oppimista, käyttö hiipuu hypen kadotessa. Toisaalta työkalut eivät pääse oikeuksiinsa pienessä tai hierarkkisessa yhteisössä, vaan ne vaativat avointa, tasa-arvoista toimintakulttuuria ja tarpeeksi isoa osallistujajoukkoa.

Sosiaalista mediaa on Kari Hintikan mukaan kahta päätyyppiä: sisältö- ja verkostopalveluja. Sisältöpalveluissa käyttäjät tuottavat jakavat sisältöjä, jotka luovat sosiaalisuutta. Käyttäjä esimerkiksi laittaa kuvan Flickriin tai videon YouTubeen, ja muut käyttäjät tutustuvat tuotoksiin ja kommentoivat niitä. Sosiaalisissa verkostopalveluissa kuten Facebookissa sosiaalisuus luo sisältöjä. Käyttäjät luovat itsestään profiileja, joihin linkitetään oma blogi sekä muita verkkoaineistoja.

Ihmiseltä toiselle

Yritys voi käyttää sisällönjakopalveluja tiedotukseen ja markkinointiin, kun muistaa sopeuttaa viestintätapansa välineeseen. Yksiviivainen mainonta ei oikein istu sosiaalisen median luonteeseen. Ihmiskasvoinen lähestymistapa taas on osoittautunut organisaatioille vaikeaksi, mutta uutta toimintatapaa ollaan opettelemassa yritysblogien ja Kela-Kerttu-tyypisten neuvontapalstojen avulla. Asiantuntijablogi on pitkään kirkastanut ulkoministerinkin brändiä, ja blogien kommenteista voi koota hyödyllistä, toimintaa suuntaavaa palautetta.

Viestinnän sävynhallinta on verkkotoimijalle tärkeä taito. Yleisohjeena voi sanoa, että myönteisyys ja vuorovaikutteisuus sopivat verkkoon niin kuin muuhunkin viestintään. Huumori on vaikea laji, mutta ainakin tietty keveys on paikallaan. Pönäkkyys kannattaa unohtaa, sillä verkossa juuri persoonallisuus on tutkitusti kiinnostavuuden tae.

Tehosta keskustelun seurantaa

Kaksisuuntainen viestintä on sosiaalisen median ydin. Tiedon seuraaminen ja tuottaminen kulkevat siis käsi kädessä. Jos et ehdi seurata muiden viestejä, et todennäköisesti onnistu sovittamaan omaa viestiäsi keskusteluun. Tiedon tulvassa selviää vain suodattamalla: on tärkeää valita oman alan oleelliset tiedonlähteet. Päivityksiä on helppo seurata tilaamalla ne syötteenlukijaan, josta voi samalta sivulta lukea kaikkien lähteiden uudet merkinnät.

Yksi sosiaalisen median eduista on juuri se, että se mahdollistaa nopean ja laajan tiedonseurannan. Seuranta taas on välttämätöntä oman ammattitaidon ylläpitämisessä. Verkostopalvelut laajentavat omaa sosiaalista piiriä ja tarjoavat oppia juuri silloin kuin sitä tarvitaan toisin kuin muodollinen koulutus. Käyttäjä voi kysyä tietoa sitä tarvitessaan tai talkoistaa pulmansa verkoston ratkottavaksi. Verkostoissa on myös helppo luodata asenteita ja tunnelmia.

Mihin työssä ja opetuksessa sitten voi hyödyntää sosiaalista mediaa? Yhtä hyvin voitaisiin kysyä, miten näissä tehtävissä voi käyttää sähköpostia tai puhelinta. Niitä käytetään kaikkeen viestintään. Uutena piirteenä sosiaalisen median palveluissa on monenkeskisyys ja julkisuus, mikä monipuolistaa niiden käyttöalaa mutta vaatii yhteisöissä pelisääntöjä ja ennen kaikkea julkisen keskustelun opettelua.

Bloggaamisesta eli verkkopäiväkirjan pitämisestä on tullut erittäin suosittua. Blogi tai weblog sijoittuu päiväkirjan ja juonnetun linkkisivuston välimaastoon. Se on hyvä tapa käydä läpi omia ajatuksia, vaihtaa ideoita ja oppia. Blogien käyttö tukee erityisesti itseopiskelua ja etäopiskelua.

Ennen kuin aloittaa bloggaamisen, kannattaa lueskella muiden päiväkirjoja ja keskustella bloggaajien kanssa. Omalle päiväkirjalle hahmottuu näin keskeinen idea ja esitystapa. Lukijoille voi tarjota henkilökohtaista tilitystä, raportoida oppimisprosessin vaiheista ja kommentoida muita sivuja – tai jotain aivan muuta.

Kunnon bloggaajan tulee kirjoittaa vähintään pari kertaa kuukaudessa. Tuoretta aineistoa pitää tulla säännöllisesti, tai lukijat katoavat. Uusin aineisto tulee aina ensimmäiseksi.

Internetissä on monia ilmaisia blogipalveluja, jossa voi aloittaa päiväkirjan pitämisen. Ei siis tarvitse asentaa eikä ostaa mitään erityisiä ohjelmia, vaan riittää, että kirjautuu palveluun ja alkaa kirjoittaa. Alkuun pääsee hyvin lukemalla Viisautta blogin käyttöön.

Blogipalveluja
www.blogger.com
fi.wordpress.org
www.edublogs.org
www.vuodatus.net

Wikit – avointa sisällöntuotantoa

Wiki-yhteisöjen päämääränä on luoda verkkoon ilmaisia, luotettavia ja ajantasaisia sanakirjoja, tietosanakirjoja ja oppikirjoja yhdessä niiden käyttäjien kanssa. Wiki on sovellus, joka antaa käyttäjien vapaasti lisätä ja muokata sisältöjä verkkosivulla. Kaikki dokumentit ovat käyttäjien yhteisesti tuottamia.

Wiki-hankkeet antavat oppijalle kiinnostavan mahdollisuuden osallistua kollektiiviseen kirjoittamisen ja tiedon rakentamisen prosessiin. On haastavaa vaihtaa tietoja muiden kanssa ja olla osa kansainvälistä verkkoyhteisöä. Juuri yhteistoiminnallisena kanavana Internet toimii parhaiten.

Tällä hetkellä on jo yli tuhat wikiyhteisöä. Englanninkielinen Wikipedia on maailman suurin hanke, ja se sisältää yli 2 miljoonaa artikkeilia; Wiktionaryssa eli Wiki-sanakirjassa on puolestaan lähes 500 000 hakusanaa. Myös Suomessa toimii wikiyhteisö, joka kartuttaa aktiivisesti suomenkielistä tietosanakirjaa ja sanakirjaa.

Käytön voit aloittaa vaikkapa lukemalla oppaan Viisautta wikin tekoon.

Wikiprojekteja
en.wikipedia.org
en.wiktionary.org
en.wikibooks.org

Muita wikiprojekteja (suomeksi)

Wikiopisto  Wikimedia Commons  Wikikirjasto